г. Минск, ул. Володько, 18, оф.105



Как управлять проектами по продвижению сайтов

Будь вы единственным сеошником в вашей компании, или у вас целая команда, или если даже вы руководите всем отделом SEO, вы в любом случае должны оставаться в курсе всех проектов. Навыки управления проектами – это не только удел избранных с гордым званием «руководитель проекта». Я уверен, что умение управлять проектами поможет всем хорошо делать свою работу, делая все качественно и вовремя.

В защиту менеджеров

Сделаем небольшое лирическое отступление от темы. Так уж повелось в последние годы бума информационных технологий, что наша бизнес-среда по полной вознаграждает новаторов, но гораздо реже (если вообще это случается) чествует людей, которые обслуживают уже рабочую систему. Тех людей, которые героически и надежно справляются с ежедневной рутиной, редко кто замечает вообще. Никто не преклоняется перед добротными менеджерами среднего звена, которые ежедневно двигают компанию вперед и выполняют всю скучную работу. Всем понятно, что это не так уж заманчиво рапортовать акционерам о том, что все службы и сервисы работают правильно и надежно, как они и должны работать.

Только, когда начинаются сбои, вспоминают про менеджера проекта. И этот недостаток сложившейся системы вознаграждения есть причина того, что мы не взращиваем крепких прожект-менеджеров и специалистов сопровождения и поддержки, ценность которых тем выше, чем выше их организаторские способности. А как раз наоборот всем дается понять, что только всякие нововведения достойны наград и премий, хотя зачастую они никак не помогают выполнять работу и отправлять готовые проекты клиентам. А самый главный парадокс в том, что возможность придумывать и внедрять что-то новое является побочным продуктом именно качественных организаторских способностей. Сейчас объясню. Умение правильно делегировать работы коллегам и арсенал эффективных приемов организации рабочего процесса является жизненно важным для того, чтобы освободить ваше внимание и разгрузить голову, чтобы наконец-то получить возможность придумывать что-то новое.

Управляйте проектами с помощью инструментов, которые подходят именно вам

Итак, что вы делаете, чтобы выполнить работу быстрее? Прежде всего стоит напомнить, что любой инструмент полезен только в том случае, если им пользуются.

Ну-с, с чего же начнем? Прежде всего, очень важно иметь удобные инструменты для отслеживания прогресса в проекте (project tracking), добавления замечаний и напоминалки. В зависимости от вашей роли в проекте и уровня знаний, вы можете выбрать те инструменты, которые покажутся вам наиболее удобными. Например, я использую несколько инструментов для отслеживания работы над клиентским проектом, а также использую прозрачный пластиковый чехол на рабочий стол для замечаний и напоминаний. А теперь приведем подборку некоторых полезных средств для управления проектами с описанием того, какие именно нужды они помогут удовлетворить.

  • Inbox by Gmail. Да-да, это не то же самое, что классический Gmail. В нем есть две исключительно полезные функции – это возможность отложить письмо до определенной даты и времени, а также установить напоминания для себя.

    Почему же это мои любимые возможности из Inbox? Обе функции служат похожим целям: они сообщают вам то, что вам надо знать, именно тогда, когда это вам надо. Возможность отложить письмо и установить себе напоминание просто неоценимо с точки зрения освобождения внимания. Если вы точно знаете, что вы не должны отвечать на письмо до дня Х, то нет никакой необходимости, чтобы это письмо торчало на виду в вашем ящике. Таким образом, я использую Inbox в качестве своего личного секретаря, чтобы напомнить мне, когда мне нужно ответить клиенту. Используя такой подход, есть фантастическая возможность увидеть 0 входящих в вашем ящике в некоторые дни, даже если несколько писем ожидают ответа позже.

  • Google Drive. Конечно, не особо оригинальный или новый инструмент, но для меня это основа основ. GDrive не только поддерживает все нужные типы файлов (документы, таблицы и презентации), но и позволяет просматривать и редактировать эти файлы совместно с вашими коллегами и клиентами. Если вы любите постоянно напоминать всем, что им надо что-то сделать, вы можете сделать это с помощью GDocs (просто выделить кусок текста, нажать иконку комментария и вставить символ @ с нужным именем). Если вы работаете над презентацией вместе с коллегой, то вы можете, например, закрепить за ним отдельные слайды с вопросами к нему. К вопросам, кстати, можно установить и крайний срок, когда вам нужен ответ на них.
  • Другие инструменты, которые предпочитают некоторые мои коллеги:
    • Trello. Не скажу, что он мне сильно нравится, но многие в моей команде с радостью пользуются Trello в качестве списка ToDo, или даже для отслеживания проектов по веб-разработке и SEO. Если вам больше нравится текст, а не красивая визуализация, можете попробовать Basecamp (который лично мне больше нравится)
    • Asana. Еще один прекрасный инструмент для организации проектов – я предпочитаю использовать его скорее на уровне проектов, а не как список ToDo. Если вы – разработчик, возможно, вам также понравится JIRA.

Конечно вполне возможно организовывать и делегировать работу без этих инструментов, но я сомневаюсь, что только ручка, бумажка и электронная почта смогут дать такой же результат, особенно если вы хотя бы немного автоматизировать ваш процесс.

Как делегировать эффективно

Но эффективные инструменты – это только часть работы. Любое делегирование должно начинаться с небольшой беседы (не больше 5-10 минут) и качественного брифа. Беседа нужна для того, чтобы выяснить, насколько сейчас загружен ваш сотрудник и есть ли у него время на выполнение задания вовремя, а бриф уточняет, что конкретно должно быть сделано. Используемый мной формат брифа подходит для большинства самых разных ожидаемых результатов – я использовал один и тот же макет для заданий по оптимизации скорости загрузки страниц, технического аудита сайта, анализа обратных ссылок и заданий по контенту для коллег. Ниже приводятся поля, которые я всегда включаю в бриф, и какая предоставляется информация по заданию:

Тема: Работа, которая должна быть сделана

Крайний срок: Точная дата и время, к которому это должно быть готово, с учетом времени на проверку перед тем, как показывать эту работу начальству или клиенту. Если это что-то вроде анализа скорости загрузки страниц, я выделяю целую неделю на проверку и доработки, чтобы окончательно убедиться, что отчет составлен в подходящем формате и вся информация достоверна. Конечно же, это зависит от опыта сотрудника в выполнении подобных заданий для вас – если он уже много раз делал отчеты по анализу сайтов, то он уже точно знает, что вы от него хотите, и тогда не нужно много времени на проверку и доработки.

Результат: Формат, в котором вы ожидаете результат работы. Возможно, это Google Doc или таблица Excel. Здесь может быть указан любой формат данных для предоставления результата. Это может быть и видео, отредактированное до 30-й секунды в формате .mov или изображение.

Ожидаемое затраченное время: это может быть самый сложный пункт в брифе. Сколько времени вам кажется займет работа? Тут нужно иметь в виду опыт сотрудника, которому поручается это задание. Это его первый SEO аудит или 30-й? Также нужно учесть, что вы будете проверять ход работы задания и нужно предположить, сколько дополнительных совещаний и какой длительности вам понадобится?

Вспомогательные материалы: здесь могут предоставляться дополнительные статьи или сервисы, которые помогут исполнителю в работе (SemRush, Google Trends и т.д.)

Проверки хода выполнения делегированной работы

После отправки брифа, следующий этап заключается в постоянном сопровождении делегированной работы. Даже самым опытным сотрудникам полезен взгляд со стороны и дополнительные замечания по ходу выполнения работы, так что будь это личная встреча или пятиминутный звонок, такое постоянное взаимодействие по ходу выполнения задания позволяет убедиться, что вы понимаете задание одинаково и работа движется в нужном направлении.

Мы в компании Distilled используем следующую схему проверки этапов работы:

  • 1% (стартовое совещание);
  • 5% (сверка процесса);
  • 30% (нужно убедиться, что работа движется в правильном направлении, чтобы не потратить на нее слишком много времени);
  • 90% (окончательная правка и завершение).

Оба, и делегирующий задание и тот, кому делегировали, должны знать, какой объем работы должен быть выполнен на каждом этапе и какие уточнения нужны в качестве обратной связи в точках сверки.

С разных точек зрения, качественное управление проектами и навыки делегирования становятся все более жизненно важными. Они позволяют вам управлять процессом, несмотря на то, какую именно работу вы должны сделать.

Вы можете быть лучшим SEO специалистом в мире, но, если вы не умеете эффективно управлять проектами, вы либо потерпите крупную неудачу, либо, как минимум, не сможете воспользоваться всеми возможностями, которые есть у вас. Настало время отбросить модель гения-одиночки, который «делает все сам» и вместо этого по-настоящему оценить менеджеров, которые обеспечивают бесперебойное оперативное управление проектами и рабочими процессами. Зачастую самые большие проблемы решаются не каким-то хитрым решением, а ясным видением ситуации и слаженной командой исполнителей.

Итак, важным этапом спасения полумертвых проектов может быть улучшение всего процесса управления проектами. Как только это будет сделано, вы сможете с легкостью управляться с большим количеством проектов и клиентов и ясно видеть ваш максимальный возможный объем пула клиентов на данный момент. Так что, проверяя следующий раз свои навыки, уточните, насколько вы умеете делегировать работы и управлять проектами.

Перевод статьи - https://moz.com/blog/how-to-delegate-seo-work-effectively.

Velcom (029) 68-4444-8 (Velcom)

MTS (029) 75-2222-9 (МТС)

город (017) 219-71-05 (тел/факс)

Skype internet.partner

Наши консультанты
в соцсетях:

vk  Vkontakte
Facebook  Facebook


Среди наших клиентов
Детские супермаркеты Буслiк
Клиенты Интернет-партнер

Продвижение сайта

Все наши работы